Möglicherweise kennst Du es auch: Du hast 964 E-Mails in Deinem Posteingang. Viele Nachrichten hast Du bereits gelesen, mehrfach angeklickt und Dir gedacht: „Mache ich später!“. Meist endet diese Herangehensweise in permanentem Stress und einem schlechten Gewissen wegen unbeantworteter E-Mails. Hinzu kommt oft das Gefühl einer Dauerüberforderung und schlichter Ohnmacht, wie man denn den Workload überhaupt bewältigen soll. In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du mit Inbox Zero Dein E-Mail-Postfach endlich in den Griff bekommst und Dir so mehr Zeit für die wirklich wichtigen To-dos freiräumst.
Was ist die Inbox Zero Methode?
„Inbox Zero“ bezieht sich auf den Zustand, in dem sich das E-Mail-Postfach eines Nutzers befindet, wenn alle darin enthaltenen E-Mails bearbeitet und entweder gelöscht, archiviert oder in andere Organisationsordner verschoben wurden, sodass keine ungelesenen oder unerledigten E-Mails mehr in der Inbox verbleiben. Mit anderen Worten, die Inbox ist „leer“. Die Inbox-Zero Methode wurde insbesondere durch den amerikanischen Produktivitätsblogger Merlin Mann bekannt. Dieser empfiehlt im Posteingang, fünf Unterordner anzulegen. Im folgenden Video (Englisch mit deutschen Untertiteln) spricht Merlin Mann über seine Methode im Detail:
Vorteile von Inbox Zero
Inbox Zero bietet eine Reihe von Vorteilen. Zu den wichtigsten zählen:
Bessere Organisation
Inbox Zero erfordert eine regelmäßige und aktive Bearbeitung Deiner E-Mails. Dadurch werden E-Mails in geeignete Ordner verschoben, was zu einer besseren Organisation und schnelleren Auffindbarkeit sowie Priorisierung von Nachrichten führt.
Weniger Stress
Das Gefühl eine volle und unaufgeräumte Inbox zu haben, kann Stress verursachen. Durch das regelmäßige Aufräumen und Leeren der Inbox kann dieser Stress abgebaut werden, da Du stets den Überblick über Deine E-Mails behältst.
Effizienzsteigerung
Durch die Fokussierung auf die Bearbeitung von E-Mails, anstatt sie unbearbeitet in der Inbox zu belassen, kannst Du Aufgaben schneller erledigen und effizienter arbeiten.
Vermeidung von Informationsüberflutung
Dadurch, dass Dein Postfach immer aufgeräumt und strukturiert ist, verlierst Du nie den Überblick, über die wirklich wichtigen Nachrichten in Deiner Inbox.
Für wen eignet sich Inbox Zero?
Inbox-Zero eignet sich besonders gut für berufliche E-Mails, da es im Business-Kontext oft auf eine effiziente und schnelle Kommunikation ankommt. Insbesondere Personen in Führungspositionen profitieren von der mit der Zero-Inbox Methode einhergehenden Stressreduktion. Aber auch digitale Ordnungsliebhaber finden mit der Inbox-Zero-Methode eine gute Möglichkeit die Ordnung in der Inbox beizubehalten.
Am besten probierst Du die Inbox-Zero-Methode über ein paar Tage oder Wochen selbst aus. Wichtig ist, dass Du Dich mit der Methode wohlfühlst. Solltest Du Dich unwohl fühlen oder es als zu stressig empfinden, es möglicherweise nicht die beste Wahl für Dich.
So setzt Du Inbox Zero Workflow nach Best Practice um
Lege zunächst die folgenden fünf Unterordner in Deinem Posteingang an:
- Antworten: Für alle E-Mails, die binnen fünf Minuten beantwortet werden können
- Aktion: Für alle E-Mails, die eine etwas längere Zeit zum Beantworten benötigen
- Halten: Für E-Mails mit Informationen, die Du griffbereit haben möchtest
- Warten: Für E-Mails, bei denen Du auf Antwort wartest oder deren Bearbeitung Du delegiert hast.
- Archiv: Für E-Mails, die Du bearbeitet hast, aber aufbewahren möchtest.
Sobald die Ordner einmal angelegt sind, kontrolliert Du in regelmäßigen Abständen Deinen Posteingang, verteilst neue E-Mails auf die zuvor angelegten Ordner und bearbeitest diese in fest definierten Zeitfenstern.
Was Du unbedingt beachten solltest:
Für die Zeitfenster kannst Du Dir zum Beispiel je 2 Blocker mit der Bezeichnung „Mail-Time“ in Deinem Kalender definieren. Diese sind jeweils von 11 bis 12 Uhr sowie von 17 bis 18 Uhr. So stellst Du sicher, dass Du erst in Deine E-Mails hineinschaust, wenn Du Vormittags Deine wichtigsten To-dos erledigt hast und Abends kannst Du nochmals sichergehen, dass für den nächsten Tag keine wichtigen E-Mails offen bleiben sind.
⚠️ Das Wichtigste an dieser Vorgehensweise
Öffne Deinen E-Mail-Client nur in Deiner Mail-Time und deaktiviere die Desktop-Benachrichtigungen. So vermeidest Du die permanente Ablenkung während Deiner wirklich wichtigen To-dos!
Fazit zu Inbox Zero
Das Inbox Zero System ist eine Strategie zur effizienten Verwaltung von E-Mails, bei der das Ziel darin besteht, die E-Mail-Inbox regelmäßig aufzuräumen, sodass keine ungelesenen oder unerledigten Nachrichten übrig bleiben. Diese Methode bietet zahlreiche Vorteile, darunter bessere Organisation, Stressabbau, Steigerung der Effizienz sowie die Vermeidung von Informationsüberflutung. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Inbox Zero nicht für jeden geeignet ist, da die Wahl der besten E-Mail-Verwaltungsmethode von den individuellen Präferenzen und Arbeitsabläufen abhängt. Es ist ratsam, die Methode zu wählen, die am besten zu den eigenen Bedürfnissen passt.
Mit der Inbox-Zero Methode schaffst Du es, Deine E-Mails strukturiert und priorisiert abzuarbeiten und ein permanent leeres Postfach zu haben. Und das Beste daran: Der permanente Stress und das schlechte Gewissen werden dann auch verschwinden.
